Descripción
Una factura proforma es una “factura borrador” que se extiende a un comprador con los detalles que posteriormente llevará la factura para informar de estos al cliente. Las facturas proforma no se registran como cuentas por cobrar por el vendedor ni están registradas como cuentas por pagar por el comprador, puesto que son un borrado de una factura comercial en si.
Elemento de una factura proforma:
A continuación se enumeran los elementos más importantes de una factura. Asegúrate de incluir todos los elementos cuando crees tu propia factura proforma.
1. Información completa del vendedor: La información completa del vendedor es un elemento importante de una factura. Entre la información se incluye el nombre comercial, la dirección comercial y la información de contacto (número de teléfono, correo electrónico o sitio web). La información completa del vendedor se debe colocar en el encabezado.
2. Información completa del comprador: La información completa del comprador también es un elemento importante de una factura, similar a la información del comprador. La información del comprador debe incluir lo siguiente: nombre del cliente (o nombre del representante del cliente) y detalles de contacto (número de teléfono, dirección de correo electrónico).
3. Fecha de la factura proforma: La fecha de la factura también es parte integral de una factura. La fecha de la factura corresponde a la fecha de emisión de la factura, que puede ser útil siempre que haya descuentos o garantías en transacciones futuras.
4. Factura o número de transacción: Cada factura proforma debe tener un número de factura o transacción distinto y único.
5. Bienes o servicios entregados: Similar a un recibo de venta, una factura proforma también enumera todos los bienes o servicios que fueron comprados por el comprador o cliente. La lista de cada producto o artículo no tiene que ser detallada, pero debe incluir esta información: nombre del producto, número de artículo, color y cantidad. También puede agregar el volumen o el peso de cada elemento.
6. Gran total o subtotal: El total o subtotal corresponde al subtotal y al gran total de los bienes enumerados en la factura. El subtotal es la suma del precio de todos los bienes o servicios. Mientras tanto, el total general es la cantidad final que debe pagar el comprador. Esta es la cantidad que comprende los pagos y deducciones adicionales.
7. Pago y deducciones adicionales: Los impuestos, cargos y tarifas relacionados con la transacción que no sean el monto de los artículos en la lista que debe pagar el comprador cubren los pagos adicionales en una factura. Por otro lado, las deducciones son descuentos y otras promociones que son utilizadas por el cliente dentro de un período específico.
8. Notas: La sección de notas en una factura también se refiere a un cuadro de mensaje donde generalmente el vendedor escribe notas adicionales. La sección de notas no es necesaria, pero se puede agregar dependiendo de su propósito.
Características del Sistema simple para crear una factura proforma con PHP y MySQL
- Creación de facturas proformas mediante interfaz web.
- Los facturas pueden englobar varios productos / servicios.
- Cálculo automático del monto total del presupuesto.
- Diseño responsive, se adapta a cualquier tamaño de dispositivo.
- Generación de facturas en Formato PDF, para que posteriormente puedan ser almacenados en su ordenador para ser enviados por correo electrónico a la dirección del cliente (es necesario tener el email del cliente).
- Almacenamiento de las facturas en una base de datos MySQL.
Instalación en windows (servidor local)
- Descargar los archivos fuentes del sistema
- Copiar y descomprimir el archivo en la carpeta c:\xampp\htdocs, al final tendrás una carpeta llamada “factura-proforma”, a la cual podrás acceder desde el navegador como: http://localhost/factura-proforma/
- Crear una base de datos usando PHPMyAdmin accediendo a la url siguiente: http://localhost/phpmyadmin/, para este ejemplo yo la he nombrado test_proforma, pero tu puedes nombrar como desees.
- Importar las tablas de la base de datos para ello vamos a buscar el archivo “test_proforma.sql” en el directorio root de nuestro sistema, una vez localizado procedemos a hacer la importación de los datos desde PHPMyAdmin
- Configurar los datos de conexión a la base de datos editando el archivo de configuración que se encuentra en la siguiente ruta: config/db.php
Crear una factura proforma en el sistema
Estas son algunas instrucciones paso a paso para personalizar el sistema para poder crear una factura usando el sistema.
- Actualiza la informacion relacionada con los datos de tu empresa, ve a la tabla perfil de tu base de datos y edítala con los datos relacionados a tu negocio o empresa.
- Ingresar tu listado de clientes, para ellos debes ir la tabla clientes e ingresa tu listado de clientes manualmente usando un gestor de base de datos como PHPMyAdmin
- Cambiar el logotipo, ve al sistema y busca el archivo assets/img/logo.png y reemplaza por el logotipo de tu empresa.
Si estas buscando una solución mas profesional para generar facturas y llevar el control de tu inventario, clientes y productos, a continuación tengo una solución de pago:
