Descripción
Una factura contiene una lista de todos los productos o servicios solicitados por el comprador con información detallada sobre cada uno de los artículos a manera de lista, así como la cantidad, descripción, descuentos, cargos adicionales, impuestos, totales, entre otros. Esto le recordará al comprador la cantidad adeudada que debe pagar en concepto de los bienes y/o servicios comprados.
Elemento de una factura:
A continuación se enumeran los elementos más importantes de una factura. Asegúrate de incluir todos los elementos cuando crees tu propia factura.
1. Información completa del vendedor: La información completa del vendedor es un elemento importante de una factura. Entre la información se incluye el nombre comercial, la dirección comercial y la información de contacto (número de teléfono, correo electrónico o sitio web). La información completa del vendedor se debe colocar en el encabezado.
2. Información completa del comprador: La información completa del comprador también es un elemento importante de una factura, similar a la información del comprador. Esta información es necesaria para fines de pago, así como para posibles procesos legales que puedan surgir debido a conflictos entre el comprador y el vendedor. La información del comprador debe incluir lo siguiente: nombre del cliente (o nombre del representante del cliente) y detalles de contacto (número de teléfono, dirección de correo electrónico).
3. Fecha de la factura: La fecha de la factura también es parte integral de una factura. La fecha de la factura corresponde a la fecha de emisión de la factura, que puede ser útil siempre que haya descuentos o garantías en transacciones futuras. Además, la fecha de la factura también puede ser útil en caso de un posible caso legal en el futuro.
4. Factura o número de transacción: Cada factura debe tener un número de factura o transacción distinto y único. Esto es básicamente para fines de presentación y financieros (contabilidad, estados financieros) ya que el vendedor no tendrá que confundirse cuando tenga una transacción con números de transacción idénticos. Además, también será más fácil para el vendedor crear estados financieros después de compilar todas las transacciones con diferentes números de transacción.
5. Bienes o servicios entregados: Similar a un recibo de venta, una factura también enumera todos los bienes o servicios que fueron comprados por el comprador o cliente. La lista de cada producto o artículo no tiene que ser detallada, pero debe incluir esta información: nombre del producto, número de artículo, color y cantidad. También puede agregar el volumen o el peso de cada elemento.
6. Gran total o subtotal: El total o subtotal corresponde al subtotal y al gran total de los bienes enumerados en la factura. El subtotal es la suma del precio de todos los bienes o servicios. Mientras tanto, el total general es la cantidad final que debe pagar el comprador. Esta es la cantidad que comprende los pagos y deducciones adicionales.
7. Pago y deducciones adicionales: Los impuestos, cargos y tarifas relacionados con la transacción que no sean el monto de los artículos en la lista que debe pagar el comprador cubren los pagos adicionales en una factura. Por otro lado, las deducciones son descuentos y otras promociones que son utilizadas por el cliente dentro de un período específico.
8. Método de pago: El método de pago también debe especificarse en la factura. Aparte del efectivo, los clientes también pueden usar sus tarjetas de débito o crédito para pagar una compra.
9. Términos y condiciones: Los términos y condiciones se refieren a acuerdos, disposiciones, requisitos, reglas, especificaciones y estándares. Los términos y condiciones no se aplican a un acuerdo o contrato, sino también a las facturas. No es necesario que todos los términos y condiciones se incluyan en la factura, ya que pueden aparecer en la página web o en la tienda del vendedor.
10. Notas: La sección de notas en una factura también se refiere a un cuadro de mensaje donde generalmente el vendedor escribe notas adicionales. La sección de notas no es necesaria, pero se puede agregar dependiendo de su propósito.
Características del Sistema simple para generar facturas con PHP y MySQL
- Creación de facturas mediante interfaz web.
- Los facturas pueden englobar varios productos / servicios.
- Cálculo automático del monto total del presupuesto.
- Diseño responsive, se adapta a cualquier tamaño de dispositivo.
- Generación de facturas en Formato PDF, para que posteriormente puedan ser almacenados en su ordenador para ser enviados por correo electrónico a la dirección del cliente (es necesario tener el email del cliente).
- Almacenamiento de las facturas en una base de datos MySQL.
Instalación en windows (servidor local)
- Descargar los archivos fuentes del sistema
- Copiar y descomprimir el archivo en la carpeta c:\xampp\htdocs, al final tendrás una carpeta llamada “factura_educacion”, a la cual podrás acceder desde el navegador como: http://localhost/factura_educacion/
- Crear una base de datos usando PHPMyAdmin accediendo a la url siguiente: http://localhost/phpmyadmin/, para este ejemplo yo la he nombrado test_factura, pero tu puedes nombrar como desees.
- Importar las tablas de la base de datos para ello vamos a buscar el archivo “factura.sql” en el directorio root de nuestro sistema, una vez localizado procedemos a hacer la importación de los datos desde PHPMyAdmin
- Configurar los datos de conexión a la base de datos editando el archivo de configuración que se encuentra en la siguiente ruta: config/db.php
- Vista web: http://localhost/factura_educacion/
Crear una factura en el sistema
Estas son algunas instrucciones paso a paso para personalizar el sistema para poder crear una factura usando el sistema.
- Actualiza la informacion relacionada con los datos de tu empresa, ve a la tabla perfil de tu base de datos y edítala con los datos que correspondan a tu negocio o empresa.
- Ingresar tu listado de clientes, para ellos debes ir la tabla clientes e ingresa tu listado de clientes manualmente usando un gestor de base de datos como PHPMyAdmin
- Cambiar el logotipo, ve al sistema y busca el archivo assets/img/logo.png y reemplaza por el logotipo de tu empresa.
Vídeo de demostración:
Si estas buscando una solución mas profesional para generar facturas y llevar el control de tu inventario, a continuación tengo una solución de pago:
