Esta aplicación web ha sido creada sobre la base de nuestro Sistema web de pedidos con PHP, MySQL y Bootstrap 3, con unas pequeñas modificaciones he cambiado el sistema web de pedidos para crear el sistema web de notas de gastos.  

¿Qué es una nota de gastos?

Las notas de gastos, también llamadas hojas de gastos o informes de gastos, son documentos en papel o en formato digital, que usan los trabajadores en una empresa para notificar y solicitar el reembolso a ésta de gastos que han realizado en relación con su trabajo. Habitualmente son gestionadas por el departamento de Administración. Éste suele definir el formato, metodología, reglas e información  necesaria para poder justificar y gestionar adecuadamente los gastos.

Los distintos campos

 Instalación: 

Para realizar la instalación del sistema es necesario seguir cada uno de los pasos mostrados a continuación:

1. Descargar los archivos base de nuestro sistema web de pedidos.
2. Descomprimir  y copiar los archivos dentro de nuestro servidor web.
3. Crear una base de datos mysql
4.  Importar las tablas a la base datos que hemos creado. El archivo a importar se llama nota_gastos.sql, y lo encontraran en el directorio raíz de la aplicación que descargamos en el paso 1
5. Configurar los datos de conexión a nuestra base de datos, para ello debemos ir a la ruta: config/db.php
   
   <?php /*------------------------- Autor: Obed Alvarado Web: obedalvarado.pw Mail: info@obedalvarado.pw ---------------------------*/ define("DB_HOST", "localhost");//DB_HOST: generalmente suele ser "127.0.0.1" define("DB_NAME", "nota_gastos");//Nombre de la base de datos define("DB_USER", "root");//Usuario de tu base de datos define("DB_PASS", "");//Contraseña del usuario de la base de datos

   1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

   <?php /*------------------------- Autor: Obed Alvarado Web: obedalvarado.pw Mail: info@obedalvarado.pw ---------------------------*/ define("DB_HOST", "localhost");//DB_HOST:  generalmente suele ser "127.0.0.1" define("DB_NAME", "nota_gastos");//Nombre de la base de datos define("DB_USER", "root");//Usuario de tu base de datos define("DB_PASS", "");//Contraseña del usuario de la base de datos

Una vez hayamos realizado los paso mencionados anteriormente debemos ir a la ruta donde hemos colocado el sistema y probar su funcionalidad. Cabe resaltar que para este ejemplo las tablas categorias, perfil y empleados contienen datos de prueba, los cuales deberán ser editados manualmente desde phpmyadmin o nuestra herramienta para la administración de MySQL preferida.

Funcionalidad del sistema:

Este sistema web ofrece una de las soluciones más fáciles para crear e imprimir una nueva nota de gastos. Sólo tienes que seguir los pasos a continuación:

1. Seleccionar el empleado, digitar el nombre del departamento al que pertenece dicho empleado, nombre del responsable o jefe inmediato y motivo del gastos.
2. Agregar las filas de gastos que contendrá nuestra hojas de gastos. Se debe ingresar la categoría del gastos, descripción, notas y el monto del gasto.
3. Imprimir nuestra hoja de gastos, en donde se nos generará un archivo PDF con la informacion necesaria para nuestra nota de gastos.
4. Guardar una copia de seguridad del archivo (tal vez una copia separada para cada empleado será muy importante).

Como usar el sistema de notas de gastos:

• Para el uso del sistema web de nota de gastos, es necesario llevar a cabo acciones manualmente en nuestra base de datos, en donde tendremos que ir a la tabla perfil y reemplazar los datos del registro que tiene esa tabla por los datos relacionados a nuestra empresa o negocio.
• De la misma manera que hemos hecho en el paso anterior debemos hacer para crear un nuevo empleado en la base de datos, pero esta vez debemos ir a crear o editar un nuevo empleado dentro de la tabla llamada empleados
• También debes agregar categorías de gastos, para ello debes ir a la base de datos y editar la información de las categorías.
• Luego debemos ir al directorio assets/img y reemplazar la imagen “logo.png” por el logo que corresponda a tu empresa.
• Para los datos que aparecen en el documento PDF que se genera en la nota de gastos, debemos rellenar la información siguiente:

1. Empleado: Selecciona el nombre del empleado quien  esta realizando la hoja de gastos, es un campo requerido, dicha información aparece en la parte superior del formulario.
2. Departamento: Se debe ingresar el nombre del departamento al cual pertenece el empleado.
3. Nombre del responsable: Este campo se utiliza generalmente para ingresar el nombre del jefe inmediato del empleado.
4. Motivo:  Se debe ingresar o justificar el motivo por el cual se esta realizando el gasto.

Guardar la nota de gastos.

La información de las notas de gastos queda almacenada en la base de datos MySQL, para que posteriormente pueda ser recuperada; sin embargo si se desea tener un registro de cada una de las nota de gastos, puedes almacenar en tu ordenador una copia del documento PDF generado por el sistema.

Si eres desarrollador web y deseas implementar este sistema a un cliente o modificar el script  puedes hacerlo, siempre y cuando proporciones un enlace a mi web:  http://obedalvarado.pw/