El software de gestión de órdenes de trabajo es un tipo específico de solución de gestión de activos que ayuda a crear y gestionar solicitudes de servicio y permite controlar las órdenes de trabajo que llegan a taller. Entonces, ¿qué es una orden de trabajo exactamente? Por lo general, existen varios tipos de tareas de mantenimiento. El software de orden de trabajo a menudo se vincula en una categoría llamada sistemas computarizados de administración de mantenimiento. Pero también puede encontrar la funcionalidad adecuada en la gestión de servicios de campo.

Ambos tipos se utilizan para rastrear y mantener activos como equipos e instalaciones. Sin embargo, un sistema de gestión de órdenes de trabajo se centra en características que admiten el mantenimiento preventivo, correctivo, así como en el mantenimiento programado general de activos y procesos de reparación.

Mantenimiento con tickets

Una de las herramientas más fundamentales es una interfaz para programar un sistema de tickets de órdenes de trabajo. La mayoría de las personas en la administración de instalaciones están familiarizadas con la idea de los tickets de mantenimiento, el cual se encarga de generar un identificador único para cada orden de trabajo y vincularla en una base de datos con toda la informacion relacionada al equipo; así como los datos del cliente al cual pertenece dicho equipo.

Esto organiza y agiliza la creación de tickets. Admite acciones tomadas por el personal de mantenimiento para resolver un problema en particular y cerrar el ticket. Muchos programas ofrecen acceso basado en roles a quién puede abrir y cerrar tickets para garantizar la precisión de la información. Los sistemas de gestión de órdenes de trabajo aportan tecnologías avanzadas con una interfaz de los datos procesados en el sistema para hacerlos más eficientes.

Recursos de activos

Otro componente importante de la mayoría de los sistemas de órdenes de trabajo viene en forma de recursos de activos. Estos recursos informativos generalmente residen dentro del programa en lugares fácilmente disponibles, lo que permite a los usuarios encontrar rápidamente información clave sobre un activo en particular. Esto permite que el personal de mantenimiento use su tiempo de manera más eficiente y se concentre en el trabajo en cuestión.

Por ejemplo, los recursos de los activos a menudo mostrarán información de garantía, expectativas regulatorias y registros de mantenimiento para ayudar a los técnicos a mantener las mejores prácticas de mantenimiento, reparación y preservación. También pueden tener información fiscal o financiera, como datos de depreciación.

Informes

Otra característica importante de los sistemas de gestión de órdenes de trabajo son las funciones de informes. Diferentes proveedores ofrecen sus propios tipos únicos de informes propietarios. Los informes pueden mostrar a los gerentes empresariales más sobre qué tipo de mantenimiento predictivo se ha realizado en los activos, qué debe programarse para el futuro y cómo programar el mejor mantenimiento preventivo para cada activo.

El software de órdenes de trabajo  ofrece herramientas de análisis con frecuencia creciente, ofreciendo a los usuarios análisis predictivos para detectar y resolver fallas y problemas de mantenimiento. Estas herramientas varían según las necesidades, el tamaño y la industria del cliente.

¿Cuales son los beneficios?

Los sistemas de órdenes de trabajo se centran en mejorar el proceso de control y de mantenimiento. ¿Pero cuáles son algunos de los beneficios? Los siguientes son algunos beneficios clave que puede esperar de cualquier herramienta FSM o CMMS que elija.

Reduce problemas

Uno de los beneficios más evidentes es la capacidad de realizar mantenimiento preventivo en los horarios programados. La prevención de averías antes de que ocurran conduce a una mayor longevidad para los activos comerciales. La anticipación de posibles problemas también ahorra dinero a los usuarios, ya que casi siempre es más barato mantener un activo en pequeños fragmentos que reemplazar todo el activo si falla. La gestión de mantenimiento preventivo también ayuda a racionalizar los flujos de trabajo al reducir las situaciones de mantenimiento de emergencia y al proporcionar funciones de programación ordenadas para técnicos y administradores por igual.

Mejor control de los equipos

Además de los resultados clave de eficiencia, los programas de gestión de órdenes de trabajo pueden usar los datos almacenados en él para proporcionar una valiosa inteligencia empresarial. La mayoría de los sistemas de panel y de informes permiten que los gerentes de nivel superior entren y vean cómo se respaldan los sistemas a lo largo del tiempo. Se puede extraer todo tipo de datos utilizando esta característica, que se alimenta de los sistemas generales de inteligencia de negocios que ayudan a crear un mejor camino para la empresa.

Disminuye tareas complicadas

Otro beneficio del software de órdenes de trabajo es la automatización del mantenimiento. Por ejemplo, en lugar de boletos físicos en papel y papeleo intensivo en mano de obra, todo se gestiona y rastrea a través de un tablero digital especialmente diseñado. Muchas soluciones de servicio de campo proporcionan codificación de colores y programación de arrastrar y soltar para una máxima facilidad de uso. Esto permite que la información se actualice automáticamente, no manualmente.

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