Manual de Usuario

Bienvenido a Gas Express Pro

Gas Express Pro es una plataforma robusta y centralizada diseñada específicamente para la gestión de depósitos de gas propano. El sistema permite un control exhaustivo sobre el flujo de cilindros (llenos y vacíos), el procesamiento rápido de ventas, la gestión de subsidios estatales y el monitoreo financiero en tiempo real.

Objetivos del Sistema:

• Automatizar el cálculo de subsidios y precios a domicilio.
• Mantener un inventario dual (Lleno/Vacío) para evitar pérdidas de activos.
• Generar tickets de venta profesionales con cumplimiento legal.
• Proporcionar análisis visuales para la toma de decisiones.

Dashboard: Control Central

El Dashboard ofrece una visión 360° de la operación en tiempo real. Los datos presentados son vitales para el control diario de caja y existencias.

Tarjetas de Indicadores (KPIs):

Gráficos de Rendimiento:

• Ingresos Mensuales: Comparativa visual de cuánto se ha facturado mes a mes en el año en curso.
• Tendencia Diaria (7 días): Histórico de ventas de la última semana para medir picos de demanda.
• Preferencia de Clientes: Muestra qué cilindros son los más vendidos (ej: El "Cilindro 25 lb" suele ser el 100% en ventas residenciales).

Actividad y Alertas:

• Actividad Reciente: Listado en vivo de las últimas ventas, mostrando ID, Cliente y Monto.
• Stock Bajo (< 5 unidades): Un panel de alerta roja que le indica qué cilindros están por agotarse para que realice una compra a proveedores pronto.

Módulo de Notificaciones

Este módulo es una herramienta proactiva de fidelización y cumplimiento gubernamental.

Lógica de Filtrado Automático:

El sistema analiza en tiempo real su base de datos para mostrarle un listado exclusivo de clientes que cumplen dos condiciones:

• Tienen marcado el beneficio de "Subsidio" en su perfil de cliente.
• No han registrado ninguna venta con subsidio aplicado en el mes calendario en curso.

Módulo de Ventas

El sistema divide las ventas en dos áreas: La facturación rápida (POS) y el Historial de registros.

1. Punto de Venta (Crear Nueva Venta):

Haga clic en el botón "Nueva Venta" para acceder al POS.

• Seleccionar Cliente: Busque un cliente registrado ingresando su nombre. Si no existe, use el botón de registrar nuevo cliente (requerirá: Nombre completo, DUI, Si goza de subsidio, Teléfono y Dirección habitual).
• Seleccionar Productos: Elija los cilindros disponibles en el panel izquierdo. Éstos se irán agregando al resumen de venta en el lado derecho.
• Aplicar Subsidio: Puede seleccionar y aplicar el subsidio disponible para el mes si el cliente goza de este beneficio.
• Venta a Domicilio: Si se trata de envío a casa, el sistema le pedirá la dirección de entrega y calculará automáticamente el costo de envío (según el precio del producto).
• Método de Pago: Elija entre Efectivo, Tarjeta, Transferencia o Bitcoin para cerrar la transacción.

2. Historial, Filtros y Acciones:

Acceda a "Ventas" para ver el histórico completo.

• Filtros de Búsqueda: Filtre fácilmente el historial por Rango de fechas, Cliente específico, o Método de pago.
• Ver Detalles: Al hacer clic en el icono de ojo, verá el desglose completo. (No se permite la edición directa de una venta completada por razones de auditoría contable).
• Eliminar/Anular Venta: Si se cometió un error, puede eliminar la venta. El sistema revierte automáticamente el stock, devolviendo los cilindros llenos al inventario y retirando los vacíos.

Módulo de Compras

Gestione el reabastecimiento de cilindros y la relación con sus distribuidores mayoristas.

Acciones y Gestión (CRUD):

• Crear (Nueva Compra): Utilice el botón correspondiente para registrar una entrada. Seleccione el Proveedor, ingrese el Número de Factura, la cantidad de cilindros y el Costo Unitario.
• Editar: Si hubo un error de digitación, puede editar los datos de la compra. Al guardar, el sistema reajustará su utilidad de forma automatizada.
• Eliminar: Puede borrar una compra por completo. Tenga en cuenta que esto también revertirá la entrada de inventario asociada.

Filtros y Búsqueda:

• Opciones de Filtrado: Facilite su búsqueda filtrando el listado histórico por Proveedor, Número de Factura o un Rango de Fechas específico.
• Ver Detalles: Acceda al desglose de cada compra para verificar cantidades y subtotales.

Gestión de Stock

Módulo de auditoría que separa sus activos en dos estados fundamentales:

El sistema realiza el cálculo matemático de Stock Total sumando ambos estados para que siempre sepa cuántos cilindros (activos) posee el negocio.

Catálogo de Productos

Administre el listado y características de los cilindros que comercializa en su depósito.

Acciones y Gestión (CRUD):

• Crear Producto: Añada nuevos tipos de cilindros al catálogo.
• Editar Producto: Modifique en cualquier momento opciones como el Precio Regular, el Precio a Domicilio o decida si el producto Aplica Subsidio.
• Eliminar/Desactivar: Puede borrar un producto si nunca ha sido utilizado, o bien cambiar su estado a "Inactivo" para que ya no aparezca en el POS sin afectar su historial.

Filtros:

• Búsqueda Rápida: Filtre su catálogo buscando por el Nombre del producto o visualizando únicamente los que están Activos o Inactivos.

Clientes y Proveedores

Gestión de Clientes

Controle su base de clientes con herramientas completas de administración (CRUD):

• Añadir Cliente (Crear): Registre nuevos contactos desde el botón añadiendo: Nombre Completo (obligatorio), DUI, Teléfono (obligatorio), Dirección Habitual, y si goza de subsidio gubernamental.
• Editar: Actualice la dirección o cambie el estado de subsidio de un cliente existente. La dirección configurada aquí se carga por defecto para ventas a domicilio.
• Eliminar/Inactivar: Borre un registro o cambie su estado a "Inactivo" para que no pueda realizar nuevas compras.
• Filtros de Búsqueda: Localice fácilmente a cualquier cliente buscando por su Nombre, por su Teléfono, o filtrando por su Estado (Activo/Inactivo).

Gestión de Proveedores

Módulo dedicado a administrar las compañías mayoristas que suministran los cilindros.

• Añadir Proveedor (Crear): Registre una nueva compañía ingresando: Nombre de la Empresa (obligatorio), Contacto Principal, Teléfono de Soporte y su estado de disponibilidad por defecto.
• Editar: Actualice los números de teléfono o el ejecutivo de contacto en cualquier momento.
• Eliminar/Desactivar: Remueva al proveedor del catálogo o inhabilítelo para futuras compras.
• Filtros de Búsqueda: Utilice la barra para ubicar proveedores por Nombre o Contacto, o filtre por Estado para ver solo los que están vigentes.

Reportes Avanzados

El sistema genera documentos dinámicos diseñados para auditorías, declaraciones de impuestos y control operativo.

1. Resumen de Ventas por Período:

Este reporte consolida el rendimiento financiero en un rango de fechas seleccionado.

• Filtro: Fecha Inicio y Fecha Fin.
• Totales: Muestra el Total Bruto de Ventas (precio lleno), el acumulado de Subsidio Aplicado y el Ingreso Neto Real percibido.

2. Historial Detallado de Ventas:

Genera un listado exhaustivo basado en los filtros aplicados en pantalla (vendedor, cliente, fechas).

• Contenido: Incluye número de ticket, fecha y hora exacta, nombre del cliente, método de pago y monto final. Ideal para conciliaciones bancarias o arqueos de caja.

3. Listado de Clientes con Subsidio:

Un reporte especializado para la gestión del beneficio estatal.

• Contenido: Lista a todos los clientes marcados con el beneficio en su perfil, incluyendo sus números de DUI y teléfonos.
• Utilidad: Es la herramienta principal para validar qué beneficiarios están registrados en el sistema ante posibles inspecciones.

Módulo Administrativo

Configuración central del software para el propietario.

Gestión de Usuarios

Administre quién tiene acceso al sistema y qué acciones puede realizar. Solo el Rol "Administrador" puede acceder a este módulo.

Acciones y Gestión (CRUD):

• Añadir Usuario (Crear): Registre un nuevo cajero o administrador asignando Nombre Completo, Nombre de Usuario (para login), Contraseña y su Rol.
• Editar: Cambie los de perfiles de acceso (de Vendedor a Administrador o viceversa) o reinicie una clave de acceso olvidada.
• Eliminar/Inactivar: Puede borrar a un empleado permanentemente, o cambiar su estado a "Inactivo" para revocar su acceso sin afectar el histórico de sus registros de venta.

Búsqueda y Filtros:

• Filtros: Encuentre rápidamente al personal utilizando el filtro de búsqueda por Nombre o agrupe el listado por Rol (filtrando solo administradores o solo vendedores).

Mi Perfil

Sección dedicada a la seguridad y personalización de su propia cuenta de acceso.

Actualización de Datos:

Cada usuario puede acceder a su perfil para realizar cambios en su información personal:

• Nombre de Perfil: El nombre que aparece en los saludos del sistema y reportes de venta.
• Cambio de Contraseña: Permite actualizar su clave de acceso. El sistema no permite ver la contraseña actual por seguridad, solo reemplazarla por una nueva.